SUİSTİMAL RİSKİNİN PROAKTİF YÖNETİMİ

İŞ SUİSTİMAL RİSKİNİN PROAKTİF YÖNETİMİ VE İŞLETMELERDE REKABET AVANTAJINA KATKISI

                                                         

       ÖZ

       Bu çalışmamızda, suistimal inceleme uzmanlarının uluslararası meslek örgütü olan ACFE’nin 2014 yılında yayınladığı İş Suistimali ve İstismar Üzerine Uluslara Rapor verileri çerçevesinde, işletmelerde iş suistimali riskinin değerlendirilmesi, potansiyel mağdur ve failin detaylı analizi, iş suistimalini önleme ve tespitine yönelik -suistimal üçgeni kuramı temelinde- somut öneriler sunulması hedeflenmektedir. Ayrıca, makalemizde iş suistimali soruşturma süreci çerçevesinin çizilmesi ve suistimal riskinin etkin yönetiminin işletme açısından rekabet avantajına dönüşmesine yönelik proaktif suistimal riski yönetim modeli önerimiz hakkında temel bilgilerin sunulması amaçlanmaktadır.

      Anahtar Sözcükler: Suistimal, Risk, Proaktif Yönetim, Kontrol, Suistimal Üçgeni, Mağdur, Fail, Rekabet Avantajı

1. GİRİŞ

       Suistimal inceleme uzmanlarının uluslararası meslek örgütü olan ACFE’nin dünya genelinde iki yılda bir düzenli olarak yaptığı araştırmalara dayanan ve en son 2014 yılında sonuçları yayınlanan Uluslara Rapor’da, iş suistimallerinin mağdur işveren kuruluşlarında verdikleri maddi zararın boyutunun işletme yıllık gelirlerinin % 5’ine ulaştığı belirtilmektedir. Ayrıca yaşanan suistimal eylemi, işletmelerde iş kaybı, paydaşları nezdinde itibar kaybı, çalışanlarda moralsizlik ve verimlilik azalması sonuçları da doğurmaktadır.

İşletmeler, etkin risk yönetimi kapsamında suistimal risklerine de büyük önem vermeli ve  riskin gerçekleşmemesi yönünde proaktif politikalar uygulayarak mücadele etmelidirler. Bu çerçevede, önce işletmenin kontrol ortamını (yani kendilerini) tanımak ve ideal hale getirmekle işe başlamalı, potansiyel failin profilini de analiz ederek alınacak önlemleri daha bilinçli ve işletmeye özgü belirlemelidir.

Suistimal riskiyle mücadelenin proaktif yönetim mekanizması içerisinde yer almasıyla, işletme hem potansiyel zararlardan korunur, hem de inşa edilecek ve ‘dönüşebilen’ kurum kültürünü kazanma yolunda ilerler. Bütün bunların sonucunda, işletmede yürürlüğe konulacak etkin bir suistimal risk yönetimi işletmeye rekabet avantajı sağlayacaktır.

2. SUİSTİMAL KAVRAMI

       Suistimal riskine ilişkin temel kavramların Türk Dil Kurumu Sözlüğü’ndeki karşılıklarını aktararak konumuza başlayalım:

 Suistimal: Görev, yetki vb. kötüye kullanma...

 Risk: Zarara uğrama tehlikesi, riziko

 Mağdur: Haksızlığa uğramış (kimse),  kıygın...

 Fail: Eden, yapan, işleyen; hukuki sonuç doğuracak bir suç işleyen kimse...

*Yönetim Kurulu Üyesi - Kıdemli Danışman

Suistimal ve İş Suistimali kavramlarının mesleki literatürdeki tanımlarına gelirsek;

❖ Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü (IIA)’ne göre suistimal (Fraud): Hile, sahtekârlık, emniyeti kötüye kullanma ile nitelendirilebilecek hukuk dışı fiillerdir. Bu fiiller, sadece şiddet tehdidi veya fiziksel güç kullanımının gerçekleştirilmesine bağlı değildir. Suistimaller para, mal veya hizmet sağlamak, hizmet kaybından veya ödeme yapmaktan kaçınmak veya şahsıyla veya işle ilgili bir avantaj elde etmek amaçlarıyla çeşitli taraflar ve kurumlar tarafından gerçekleştirilebilir. (TİDE – IIA Zorunlu Rehber/IIA Mesleki Standartlar ve Sözlüğü)

❖ Uluslararası Muhasebeciler Birliği (ACCA)’nin, ISA (Uluslararası Denetim Standartları) 240’a dayanarak verdiği suistimal tanımı: Yönetişim, çalışanlar veya paydaşlardan sorumlu olarak görev yapan bir veya birden fazla yöneticinin ilgilileri kötü niyetle aldatarak işletmenin menfaatlerine aykırı olarak haksız ve yasadışı bir menfaat sağlamasıdır. (ISA 240 - The Auditor’s Responsibility to Consider Fraud In An Audit Of Financial Statements).

❖ Uluslararası Suistimal İnceleme Uzmanları Birliği (ACFE)'nin ise iş suistimali (Occupational Fraud) tanımı: Çalışanın işveren kuruluşa ait varlıkları kasti olarak kötüye kullanması veya zimmetine geçirmesi yoluyla kişisel zenginliğini arttırma amacıyla mesleğini (görevini, yetkisini) kullanmasıdır. (ACFE, Report to The Nations: Occupational Fraud and Abuse-2014).

Bu arada, ortak özellikleri eylemin işverenin aleyhine sonuçlanması olan iş suistimali ile hatayı birbirinden ayıran temel farklılıklar ise: suistimalin kişisel menfaat elde etmek kastıyla, planlı ve özellikle gizlililik içerisinde yapılan bir eylem olmasıdır.

Makalemizde, ACFE’nin Türkiye temsilcisi olan USİUD’un da tercih ettiği gibi ‘hile’ yerine ‘suistimal’ sözcüğünü kullanmayı tercih ediyoruz. Makalenin kapsamını ise, iş suistimali kavramı ile sınırlı tutmaktayız.

3. SUİSTİMAL ÜÇGENİ KURAMI

      Suistimal Üçgeni kuramı, sosyolog Donald Cressey'in hapishane mahkumları ile yaptığı araştırma sonuçlarına dayanarak ileri sürdüğü varsayımlara dayanır (Cressey, 1973). Cressey’e göre, ‘çözüm üretilemeyen kişisel finansal sorunlara sahip ve işyerinde güven kazanmış çalışanlar, emniyeti suistimal edebilirler. Sorunun çözümünü, sorumluluğuna teslim edilen fonlar ve aktifler üzerinde kendi menfaatine gizlice suistimal eylemini gerçekleştirmekte bulur. Çünkü, kendisi de işletmede emanetini üstlendiği fonların ve aktiflerin kullanımına da hakkı olan güvenilir insanlardan birisidir!

Kuram, suistimali gerçekleştiren faillerin eylem kararlarının temelinde rol aldığını varsaydığı ve süreçte birbirleriyle etkileşim içerisinde olan üç kavram (baskılar, fırsat ve meşrulaştırma) üzerine kuruludur. Şimdi bunlara bir gözatalım:

i. Baskılar (Motivasyon, Güdü, Dürtü) (Pressures or Motivation):

Fail, suistimali gerçekleştirmek için bir ihtiyaca (örneğin finansal ihtiyaç) dayanan içsel ve/veya dışsal baskılar altında kalır. Sonrasında bu güçlü baskının etkisiyle eylemde bulunma amacıyla güdülenir. İşlenecek suçun motivasyon temelini teşkil eden ve failin algıladığı, etkisi altında kaldığı baskıları, kişisel ve çevresel olarak ayırabiliriz:

Kişisel baskılar, çalıştığı işletmeye gelmeden önceki yaşantısına ait sorunlar (borçlar, ciddi ihtilaflar), kötü alışkanlıklar (kumar, uyuşturucu, alkolizm, aşırı eğlence hayatı), gelirinin çok üzerinde yaşama arzusu veya fiilen yaşama, kişisel yüksek ihtiraslar, açgözlülük vb. diye çoğaltılabilir.

Çevresel baskılar ise, iş, aile ve yakın arkadaş çevresi, sosyal çevre, içinde yaşanan sosyal/ekonomik/ kültürel ortamdaki davranış ve alışkanlıklardan kaynaklanan baskılardır. Bu baskıları, failin veya çok yakınındaki birisinin acil ve büyük miktarda paraya (örneğin kumar borcu ödemesinde yaşanan tehdit, acil ağır sağlık sorunu yaşama vb.) ihtiyaç göstermesi ve paranın temininde çaresiz kalması, işyerindeki geleceği için amirinin baskısına boyun eğme, çalıştığı işletmede aleyhine ve kasıtlı yaşadığını düşündüğü sorunlar (ücret, terfi, performans değerleme, dışlanma, hakaretler, küçük düşme) vb. diye sayabiliriz.

Görüldüğü üzere, baskıların ve güdülenmenin temelinde bir ihtiyaç yatmaktadır. Bu ihtiyacın giderilmesi yönünde içsel ve/veya dışsal baskılarla bir çözüm yolu bulunulur: çalıştığı işletmeyi dolandırmak!

ii. Fırsat (Opportunity):

Güdüleyici baskıların etkisiyle fail suistimal eylemini gerçekleştirmeye karar verir ve eylem fırsatı için çalıştığı işyerindeki mevcut kontrol ortamı ve kontrol süreçleri zaafiyetlerini belirler. Suç işleme güdüsü altında olmadan ve suistimal kararı almadan önce de, işletmede failin dikkatini çeken kontrol boşlukları vardır. Bunları detaylı gözden geçirir ve yeni açıkları da tespit etmeye çalışır. Sonrasında, suistimalin gerçekleştirilmesi anı bakımından işletmenin genel rutin çalışma ortamındaki kontrol süreçlerinde oluşacak açık gözlenir ve elde edilen uygun bir anda eylem yapılır.

İşletmelerde suistimal için en uygun fırsatın, potansiyel failin görev yaptığı atmosferde bir ‘yakalanma tehdidi hissetmemesi’ algısı olduğu belirlenmiştir. Suistimale açık bir atmosferi yaratan ise, işletme üst yönetiminin işyerinde etkin ve güvenilir bir ‘kontrol ortamı’ kuramayıp etkili ‘kontrol süreçlerini’ uygulayamamasıdır. Mevcut elverişli ortama ilaveten, failin zaten ‘deneyimli bir suçlu’ olması, işletme yönetim ve çalışan sirkülasyonunun yüksek olması, tedarikçilere ve destek hizmetleri verenlere yönelik kontrol önlemlerinde zaafiyetler, işletmenin önemli yönetsel sorunlar yaşaması, ortaklar veya üst yöneticiler arasında şiddetli geçimsizlik, işletmenin ağır finansal zorluklar içinde olması, failin yıllar itibariyle işletmede ulaştığı yüksek güven düzeyi, failin işbirliği içerisinde olduğu ve güven duyduğu başka failler olması diğer fırsatlar olarak sayılabilir.

iii. Meşrulaştırma (Rasyonelleştirme, Haklı Gösterme) (Rationalization):

Önceki paragraflarda, suistimal faili kişisel veya çevresel etkili baskılarla eylemde bulunma yönünde güdülenir, karar verir ve eylem için fırsat imkanlarını tespit eder ve gerçekleştirmek için uygun anı bekler diye belirtmiştik. Fail, ayrıca eylemi gerçekleştirmeden önce vicdanını rahatlacak gerekçe(ler) uydurur. Yani, işleyeceği suça içsel dünyasını ikna edecek kendince haklı neden(ler) bulur! Böylece, işleyeceği suçu vicdanında meşrulaştırmış olur.

Meşrulaştırmaya örnekler verecek olursak, gerçekleştireceği eylemle işletmeden sadece borç para aldığı, aldığı borcu ilk fırsatta geri ödeyeceği, eline geçecek parayla ailesini mutlu edeceği (daha lüks bir yaşam, çocuklarını en iyi özel okullarda okutma vb.), zaten işyerinde büyük haksızlıklara uğradığı (hakettiğinden daha düşük ücret verildiği algısı, terfilerde, performans primlerinde, maaş artışlarında vb.), amirleri ile iş arkadaşları tarafından sürekli dışlandığı ve aşağılandığı algısının yolaçtığı öç alma duygusu, ‘koskoca şirkete birşey olmaz’ düşüncesi ve Baskılar bölümünde belirttiğimiz diğer hususlardır.

4. SUİSTİMALDE MAĞDUR KİMDİR?

       Mağdur, güven duyduğu çalışanı tarafından iyi niyeti istismar edilerek suistimale maruz kalmış ve eylemin sonuçlarından zarar görmüş taraftır. Yani, dolandırılan işletmedir.

Uluslararası Suistimal Uzmanları Birliği (ACFE)’nin 2014 yılı suistimal raporunun,

hedefteki mağdur işletme bakımından sonuçlarına göre, iş suistimallerinin çalışan sayısına bakılmaksızın tüm işletmelerin potansiyel riski olduğu fakat en çok KOBİ’lerin suistimal riskiyle karşı karşıya olduğu, çalışan sayısı 100’den az ve 10.000’den fazla olan işletmelerde medyan zararın daha yüksek olduğu, en fazla özel sektör işletmelerinin iş suistimali yaşadığı ve alt sektörel dağılımda ilk sırada finans sektörünün yer aldığı görülmektedir.

Diğer yandan, KPMG’nin GFK Türkiye’ye yaptırıp yayınladığı ve ülkemizdeki işletmelerde görev yapan üst düzey yöneticilerin suistimal farkındalığı ve önlemleri konularında yaşadıkları çelişkileri net biçimde gösteren önemli bir araştırma sonucuna göre;

Türkiye’de farklı sektörlerde görev yapan ve araştırmaya katkıda bulunan üst düzey yöneticilerin,

❖ yüzde 93’ü, suistimalin Türkiye için önemli bir sorun olduğunu,

❖ yüzde 57’si önümüzdeki iki yıl içinde suistimal riskinin artacağını,

❖ yüzde 81’i çalışma yaşamlarında en az bir suistimal vakası ile karşılaştıklarını,

❖ yüzde 23’ü ondan fazla suistimal vakası yaşadıklarını belirtmelerine karşın;

katılımcı yöneticilerin,

❖ yüzde 92’si, suistimalin kendi şirketleri için büyük bir sorun olmadığını,

❖ yüzde 30’u, şirketlerinde herhangi bir suistimal riski olmadığını ve önümüzdeki üç yıl içinde de olmayacağını,

❖ yüzde 66’sı, şirketlerindeki iç kontrol mekanizmasının, suistimali önlemek için yeterli olduğunu düşünmektedirler. (KPMG, Yöneticilerin Bakış Açısı ile Türkiye’de Suistimal: riskler, etkiler ve alınması gereken dersler-2012)

Yoruma bile ihtiyaç göstermeyen anket sonuçlarının ışığı altında, en azından yukarıdaki katılımcıların üst yönetiminde görev aldıkları işletmelerin bir kısmının ‘iş suistimali mağduru’ olma riskleri çok uzak bir olasılık değil diye düşünebiliriz!

5. SUİSTİMALDE FAİL KİMDİR?

      Fail, kişisel menfaat elde etme kastıyla ve eylemin sonucunda çalıştığı iletmeye (mağdura) zarar vererek suistimal suçunu gizlice işleyendir. Yani çalıştığı işyerini dolandırandır. Fail(ler), ya sadece çalıştıkları işletme içinde tek başına veya mesai arkadaşıyla birlikte ya da konumuz dışı olan dışarıdan suçlularla işbirliği yaparak (örneğin siber saldırılarda içeriden şifre kırarak, müşteri bilgilerini suç ortaklarına ileterek) suistimal eylemini gerçekleştirirler.

Potansiyel faili, kişisel özellikleri, çevresel etkenler ve çalıştığı işletmedeki konumuyla daha yakından tanıyabiliriz.

❖ Kişisel özellikler, cinsiyet, yaş, eğitim düzeyi, adli sicil geçmişi, ahlaki yapı, iş deneyimleri, alışkanlıkları, tutumları, kişilik yapısı ve psikolojik durumu akla gelmektedir. Failin davranış yapısını oluşturan bileşenleri örnekleyecek olursak: suça eğilimli olma, kötü alışkanlıklar (aşırı gece yaşamı, uyuşturucu, kumar, alkolizm), lüks yaşam ihtirası, ailevi sorunların yansımaları, daha önce suça karışmış olma, kolayca etki altında kalabilen, açgözlü, gelişime kapalı, katı, öfkeli ve kindar kişilik yapısı, sosyal dışlanma, cehalet, düşük ahlak seviyesi ve önceki dönemlerden gelen borç yapma alışkanlıkları dikkati çekmektedir.

❖ Çevresel etkenler, içinde yaşadığı sosyal/ekonomik/kültürel ortam, iş, aile ve yakın arkadaş çevresinden kaynaklanan suça itici etkilerdir..

❖ Çalıştığı işletmedeki konumundan kaynaklanan etkenleri ise, iş ortamı, işletmedeki görev ve yetki düzeyi, çalıştığı işletmedeki görev süresi, alt-üst ilişkileri, çalışma tarzı olarak belirtebiliriz.

ACFE’nin 2014 yılında yayınladığı İş Suistimali raporunda failin profilini daha da netleştirecek bazı analiz sonuçlarına yer verilmiştir. Buna göre, erkeklerin kadınlardan daha çok suistimal yaptığı, faillerin şirketteki ortalama görev sürelerinin beş yılın altında olduğu, şirkette görev ve yetki düzeyi arttıkça suistimal tespit süresinin uzadığı, suistimale katılan sayısı, eğitim düzeyi, görev süresi ve yetki düzeyi arttıkça suistimal zarar tutarlarının da artış gösterdiği, faillerin büyük çoğunluğunun işe alımda ve sonrasında adli sicil ve iş geçmişi/referanslarının araştırılmadığı hususları bizlere potansiyel faili tanıma analizlerinde ipuçları vermektedir.

6. İŞ SUİSTİMALİ TÜRLERİ

       ACFE 2014 raporundaki suistimal türlerini gösteren İş Suistimal Ağacında üç ana tür iş suistimaline yer verilmektedir:

A. YOLSUZLUK (Çalıştığı işletmedeki görevini, yetkisini kötüye kullanarak maddi menfaat elde etme)

B. VARLIKLARIN KÖTÜYE KULLANILMASI (Bir görevi, yetkiyi kötü kullanarak, çalıştığı işletmedeki nakit mevcuttan, alacaklardan ve ayrıca, ödemelerde suistimal yaparak, stoklar, duran varlıklar, haklar vb. varlıklarda hırsızlık yaparak zimmete para geçirme eylemi)

C. FİNANSAL TABLO SUİSTİMALLERİ (Bir görevi, yetkiyi kötüye kullanarak, çalıştığı işletmenin varlıklarını, gelirlerini yüksek veya düşük gösterme eylemiyle sahtekarlık yapmak)

Aynı rapora göre, araştırma konusu iş suistimallerinde türlere göre, Varlıkların Kötüye Kullanılması % 85 ile birinci, Yolsuzluk % 37 ile ikinci ve son sırada ise % 9 ile Finansal Tablo Suistimali yer almaktadır. Buna karşın, mağdur işletmenin  uğradığı medyan zararlarda Finansal Tablo Suistimali 1 milyon $, Yolsuzluk 200.000 $ ve Varlıkların Kötüye Kullanılması 130.000 $ olarak ters yönde sıralanmaktadır. Suistimallerin en sık rastlandığı işletme birimleri ise, sırasıyla muhasebe, operasyon, satış, üst yönetim, müşteri hizmetleri, satınalma ve finans bölümleridir. Fail sayısı açısından ise, yolsuzluk suistimalleri büyük oranda bir kişiden fazla organize bir ekip (1 Kişi % 23, 2 kişi ve üzeri % 57) tarafından gerçekleştirilmektedir. Diğer türlerde ise çoğunlukla tek başına suistimal gerçekleştirilmektedir.

Şimdi üç ana iş suistimali türünün alt unsurlarını görelim:

A. YOLSUZLUK TÜRLERİ:

i. Çıkar Çatışması

ii. Rüşvet

iii. Yasadışı Bağış

iiii. Ekonomik Zorlama

B. VARLIKLARIN KÖTÜYE KULLANILMASI TÜRLERİ:

  

i. Nakdi Suistimaller

ii. Stoklar ve Diğer Varlıklara Yönelik Suistimaller

C. FİNANSAL TABLO SUİSTİMALLERİ TÜRLERİ:

i. Varlıkları/Gelirleri Yüksek Gösterme

ii. Varlıkları/Gelirleri Düşük Gösterme

7. SUİSTİMALİN ÖNLENMESİ VE TESPİT EDİLMESİ

       Suistimal eyleminde doğrudan etkileşim içerisinde olan iki taraf vardır: Mağdur ve Fail. Mağdurun suistimale uğramasından ve zarar görmesinden dolaylı olarak etkilenenler ise mağdur işletmenin paydaşlarıdır.

o İş Suistimali Eylemini Caydırıcı Önlemler

Suistimalle mücadelenin tek hedefi suçu işleme potansiyeli olan yani fail olmalıdır. Hedefi etkisiz hale getirmek, caydırmak ve potansiyel bir mağdur olmamak için işletmenin üst yönetiminin ‘suistimal olayları sektörde, ülkemizde çok yaygın fakat bizde olmaz’ düşüncesinden vazgeçip konuya gereken ciddiyetle eğilmesi gerekir. Temel amacı suistimalin hiç gerçekleşmemesi, gerçekleşmesi halinde minimum zararla atlatmak olan riskin yönetiminde proaktif politika ve uygulamalar içeren bir mücadele modeline geçmesi gerekmektedir.

Gerçi, ne kadar etkin bir yönetim sergilenirse sergilensin, ‘mükemmel’ bir kontrol ortamı tasarlansın, karşı önlemler alınırsa alınsın, farkındalık eğitimleri verilirse verilsin, bir işletmede suistimal riskini tamamen ortadan kaldırmak imkansızdır. Çünkü, failin üzerindeki baskılar ile psikolojik meşrulaştırmalar devam ettikçe ve fail işletmedeki ufacık da alsa açık fırsatları buldukça suç işleme psikolojinden vazgeçmeyecektir. Bir de, işletmenin istihdam kriterlerini delerek göreve başlayan suçlular cabası! Bundan dolayı, suistimal tespitinin etkili yönetimi önem kazanmaktadır.

Bu arada, faillerin büyük çoğunluğunun ilk defa böyle bir eyleme katıldıklarını dikkate alırsak, işletme üst yönetimi suistimal riskinin etkin yönetimi ile potansiyel failleri caydırabilir ve ilk suistimallerinin önüne geçebilir.

Bir işletme üst yönetimi, işletme amaçlarına ulaşmak için gerçekleştireceği faaliyetlerinde karşı karşıya kalabileceği her potansiyel risk gibi suistimal riskini de, ayrıntılı bir plan dahilinde belirlemeli, değerlendirmeli, tanımlamalı, aksiyon almalı ve takibini yaparak yönetmelidir. Kontrol ortamı ve kontrol süreçleri kavramlarına dayanacak uygulamalar şirket üst yönetiminin en büyük yardımcısı olacaktır.

Suistimal üçgeni teorisi varsayımlarına dayanarak oluşturduğumuz mücadele önerilerimizin amacı ise, hem insanidir hem de işletmelerin yararı içindir: yani yeni suçluların ortaya çıkmasını önlemek. Bu çerçevede, işletmeler suistimal üçgeni kuramı temelinde önlemler alarak;

❖ fail üzerinde oluşabilecek baskıların mümkün olanlarını baskı unsuru olmaktan çıkarmalı,

❖ faile suçu meşrulaştırma gerekçeleri vermemeli,

❖ failin yakalanma tehdidini en üst düzeyde hissetmesini sağlayacak tedbirleri uygulayarak oluşabilecek fırsat algısını minimize etmelidir.

Üst yönetimce yürürlüğe konulan ve sıfır toleransa ilkesine dayanan suistimalle mücadele ‘paketi’, işletme içerisinde yaratılacak ‘öğrenerek dönüşen şirket kültürü’ ortamında tüm çalışanlarca içselleştirilmelidir. Belirttiğimiz ortama sahip bir  işletmede zaten muhtemel riskler konusunda işletme yönetici ve çalışanlarında farkındalık yaratma aktiviteleri sistematik olarak sürdürülmekte, etkin ve ekonomik bir kurumsal kaynak planlamasına dayalı ve güvenilir raporlar üreten bilgi işlem sistemi hizmet vermekte, muhasebe kayıt düzeninin eksiksiz olmasına özen gösterilmekte, kontrol süreçleri yürürlükte ve güncellenmekte, işletme faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında tüm değer ihtiva eden unsurların güvenliğinde en üst düzeyde dikkat edilmekte, insan kaynakları uygulamalarında ve yönetimin kontrol işlevinin yerine getirilmesinde -gerekirse uzman desteğiyle- çağdaş model ve teknikler uygulanmaktadır.

o Kırmızı Bayraklar (Red Flags)

Literatürde ‘kırmızı bayraklar’ olarak nitelenen ve suistimal öncesi işletmedeki kontrol süreçlerindeki zaafiyetleri büyük ölçüde gözönüne seren ipuçlarının sürekli analizi, iş suistimalinin hem önlenmesine yönelik uygulama tercihlerine karar vermede hem de tespitinde büyük katkı sağlar. Kırmızı bayraklar, işletme kültürü ortamı ve faillerin davranışlarına ilişkindir.

Kırmızı bayrakları, fail ve mağdur ve genel atmosfer yönlerinden bir ayrıma tabi tutabiliriz.

a) Fail Yönünden Kırmızı Bayraklar (ACFE’ye Göre):

Gelirin üzerinde yaşam tarzı, finansal zorluklar, tedarikçi/müşterilerle aşırı samimiyet, kontrol sorunları (sorumluluk paylaşmada isteksizlik), ailevi sorunlar, çıkarcı davranış tarzı, kişilik özellikleri (asabi, kuşkucu, savunmacı kişilik), kötü alışkanlıklar, yetersiz ücretten şikayet, önceki işveren kaynaklı sorunlar, yasal izne ayrılmak istememe, kuruluş içinde aşırı baskı, sosyal izolasyon, yetki eksikliğinden şikayet, başarı için aşırı çevre baskısı, yaşam standartlarında istikrarsızlık, geçmiş yasal sorunlardır.

ACFE araştırma sonuçlarında faile yönelik dikkat çekici bir tespit de, failin suistimalden önce gösterdiği zorbalık ve gözdağı, işe gelişte istikrarsızlık, işe aşırı geç gelme, internette aşırı gezinme, uygunsuz internet sitelerine girme, cinsel taciz gibi olumsuz davranışlarıdır.

b) Mağdur yönünden kırmızı bayraklar:

❖ Şirket kültürü bakımından (işletmenin yönetişim yapısının teşvik ettiği ve yarattığı olumsuz ortam, üst yönetimin tutarsız ve adil olmayan tutumları, yönetim kademesinde yer alan kişilerin zaafiyet ve kötü alışkanlıkları, tutarsız davranışları),

❖ İşletmenin finansal yapısı bakımından (finansal kriz yaşanması, şirketin çok hızlı büyümesi, anormal alım-satım işlemleri, finansal tablolar arasında uyumsuzluklar)

❖ Kontrol Ortamı bakımından (etik kurallar, mevzuat ve iç prosedürler, kontrol süreçleri ve kontrol eksikliklerinin var olması, risk ve denetim komitelerinin oluşturulmamış olması veya etkin şekilde çalışmamaları, düzenleyici kurumlarla sorunlar, kayıt düzeni ve üretilen raporların güven vermemesi, bilgi işlem sisteminin güven vermemesi)

❖ İnsan kaynakları uygulamaları bakımından (yönetici ve çalışanlarda yüksek sirkülasyon oranı, küçülme ve yeniden yapılanmadan dolayı işini kaybetme korkusu veya işletmede bu nedenlerden kaynaklanan iş kaybı yaşanması, sürekli fazla mesailer, maaş ve ek ödemelerde kesinti veya beklenen artışın olmaması, maaş ödemelerinde sürekli gecikmeler, ünvan indirimleri, planlı ve sistematik bir çalışma ortamı olmaması, çalışanların aşırı hedef baskısı altında olması, performans değerlemede adaletsizlik algısı sayılabilir.

c) Genel sosyo-ekonomik-kültürel çevreye yönelik kırmızı bayraklar:

Ekonomik kriz ortamları, yoksulluk ve hızlı nüfus artışı içindeki ülkeler, sosyal ortamda suistimalin hoş görülmesi, kültürel alışkanlıklar...

o Suistimalin Tespit Edilmesi

Suistimaller, işletme itibarına ve finansal performansına doğrudan etki yapan önemli risklerdir. Geliştirilen ve alınan tüm önlemlere rağmen suistimallerin işletme açısından risk olmaktan çıkarılması  imkansızdır. Bu gerçek karşısında, işletmelerde suistimal riski yönetiminde suistimalin ortaya çıkarılması bir hayli önem kazanmaktadır.

ACFE 2014 raporunda, suistimalleri ortaya çıkarmada tespit araçlarının etkililik oranlarına da yer verilmiştir. Buna göre aşağıdaki sürpriz sonuçlara hazır olmamız gerekmekte:

❖ İhbar % 42

❖ Yönetim Kontrolü % 16

❖ İç Denetim % 14

❖ Tesadüfen % 7

❖ Mutabakat % 7

❖ Diğer % 14 (Belge İnceleme, Dış Denetim, Gözetim/İzleme, Yasal Bildirimler, BT Kontrolleri, İtiraf, Diğer)

Araştırma sonuçlarına göre, en etkili silah olarak göze çarpan ihbar mekanizmasının kaynakları; çalışanlar % 49, müşteri % 21.6, anonim % 14.6, tedarikçi % 9.6, diğer % 5.2 (ortaklar, rakipler, diğer) olarak raporda yer bulmuştur. İş suistimallerinin tespitinde ikinci sırada yönetim kontrolleri ve üçüncü sırada ise iç denetim gelmektedir. Bu üç kanal/yöntem işletmede var olması gereken kontrol süreçlerinin ana unsurlarıdır.

Türkiye özelinde yapılan araştırmalarda, uluslararası sonuçlara göre ihbar oranının daha düşük kalması; her ne kadar ortaya çıkma/zarar görme riski ve kültürel olarak ‘ispiyonculuk’ bağlamında değerlendirilse de, işletmelerin güvenilir (ihbar edeni koruyan) ihbar hatları organizasyonu ve işletme genelinde düzenlenecek ‘suistimal farkındalık’ aktiviteleriyle bu oranın arttırılacağını düşünmekteyiz. Ayrıca belirtmek gerekir ki, işletmede güvenilir ve işleyen bir ihbar hattının (etik hattın) faaliyette olması, suistimallerin tespitinde iç denetim ve iç kontrol sistemlerinin de etkinliğini arttırmaktadır. Dördüncü sırada yer alan ve % 7’lik bir orandaki suistimalin ‘tesadüfen’ tespit edilmesi ancak çalışanlar ve diğer paydaşlarda farkındalık yaratmakla düşürülebilir.

Etkili kontrol araçları olarak, iş süreçleri içerisinde yetkili kontrol ve gözetim faaliyetleri, veri analiz/izleme, mutabakat, belge analizleri, risk bazlı rutin iç denetimlerin yanısıra sürpriz iç denetim uygulamaları, bilgi işlem sistemi üzerinden sürekli kontroller ve testler, insan kaynakları mücadele araçları (çalışanların geçmişi, işletmede görev yaptığı dönemdeki anomaliler, zorunlu izin/rotasyonlar, davranış kuralları) ve yönetimin rapor analizi/takibi sayılabilir. İşletmenin büyüklüğüne göre suistimal riski ile mücadele için özel ekipler oluşturulabilir. İşletmenin karşı karşıya kaldığı diğer riskler gibi, suistimal riskinin de düzenli komite toplantılarıyla gözden geçirilmesi ve aksiyonlar alınması da etkili bir yöntemdir. Böylece, işletme içi kontrol ortamının disiplini karşısında bazı potansiyel faillerin eylem kararlarını askıya almaları sağlanabilir.

Sonuç olarak, işletmenin esas sorumluluğunu üzerine alan üst yönetim, diğer risklerin yönetiminde olduğu gibi iş suistimal riskinin yönetiminde de proaktif politika uygulamalarında bulunarak işletmenin yönetişim, risk yönetimi, iç kontrol ve iç denetim sistemlerinin entegre organizasyonunu ve bu sistemlerin birlikte senkronize çalışmalarını sağlamalıdır.

8. SUİSTİMALİN SORUŞTURULMASI

      Ortaya çıkan veya çıkarılan iş suistimal eyleminin failleri ve işletmeye etkileri aşağıda belirtilen süreçlerde uygulanan soruşturma teknikleri yardımıyla netleştirilmeye çalışılır. Suistimal soruşturmasının ‘işi bilen’, sezgileri ve gözlem yetenekleri üst düzeyde, güven veren, ilişki yönetiminde güçlü olan, sorgulama tekniklerinde deneyimli olan, mesleki şüpheciliğin öğelerini yerine getirebilen, zamana karşı baskı altında çalışabilen ve mevzuata hakim uzmanlarca yapılması gerekir. Bazı karışık ve çok boyutlu suistimal olaylarında konuyla ilgili farklı meslek gruplarında görev yapanlar da (örneğin avukat, bilgi teknolojileri uzmanı vb.) ekibin içerisinde yer alır.

Soruşturma süreci ile ulaşılacak sonuçlarının iç ve dış mevzuata uygun ve objektif yürütülmesi, ikna edici kanıtlara dayanması hem kurum içerisinde dosyaya ilişkin karar alınırken hem de adli takip aşamasında işletmenin haklarının savunulması bakımından çok önemlidir.

Soruşturma aşaması aşağıdaki süreçlerden oluşur:

i. Soruşturma sürecinin teorik çerçevesinin çizilmesi

ii. Suçüstü varsa acil önlemlerin uygulanması

iii. Bilgi kaynaklarının netleştirilmesi

iv. Bilgi verecek kişilerle görüşülmesi

v. Veri ve belgelerin edinilmesi

vi. Veri ve belgelere ilişkin inceleme ve teyitlerin yapılması

vii. Sorgulamaların yapılması

viii. Kanıtların toplanması ve değerlendirilmesi

ix. Gerekirse uzman raporu talep edilmesi

x. Failin belirlenmesi çalışmaları (mümkünse itiraf ettirilmesi)

xi. Olayın işletmeye zarar boyutunun ortaya çıkarılması

xii. İç prosedürler ve yasal mevzuata yönelik ihlallerin tespiti

xiii. Soruşturma raporunun hazırlanması ve sunumu

İşletme yetkilileri, soruşturma raporunda sunulan bilgi ve kanaatların değerlendirilmesi sonucu, işletmenin yararı bakımından fail ve zararlar yönünden gereken kararları alarak uygularlar. İşletmedeki mevcut suistimalle mücadele paketine edilen deneyim çerçevesinde düzeltici önlemleri içeren modüller eklerler ve yürürlüğe koyarlar.

9. SUİSTİMAL RİSKİNİN PROAKTİF YÖNETİMİ

       İşletme üst yönetimi, suistimal riski ve potansiyel etkilerinin kapsamı konusunda gereken bilinç düzeyine sahip ise, işletmede riskin gerçekleşme ihtimalini minimize etmek üzere proaktif bir yönetim sergiler. Yani suistimal riskinin gerçekleşmemesi için gereken kararları önceden alıp devreye sokar. İşletmede sıfır tolerans ilkesine dayalı ve faile ‘fırsat’ yaratmayacak bir kontrol ortamı oluşturulmalıdır. Daha önce de belirttiğimiz gibi, kontrol ortamı bileşenleri entegre ve senkronize bir performans yapısında olmalıdır. Proaktif politikaların bir diğer avantajı da alınan tüm önlemlere rağmen gerçekleşmesinin önüne geçilemeyen suistimal eylemine ortaya çıktığı anda, hızlı ve etkili reaksiyon göstermek bakımından hazırlıklı olunmasıdır.

Proaktif suistimal riski yönetimi, yukarıda belirtiğimiz temel ilkeler ve yapı ışığında aşağıdaki unsurların da içerisinde yer alacağı ‘öğrenerek dönüşen işletme kültürü’ ortamı yaratılmasıyla olur:

 Üst yönetimin dürüstlük ve bütünlük temelinde tutarlı davranışlar sergilemesi, işletme hedeflerine ulaşmak amacıyla konulan performans hedeflerinin gerçekçi belirlenmesi,

 Çağdaş kurumsal yönetişim sisteminde yer alacak süreçlerde suistimale yönelik prosedürler ve suistimal eylem planının yer alması, suistimal riski yönetim komitesi toplantılarının düzenli olarak yapılması ve alınacak kararların tüm çalışan ve paydaşlara duyurulması yönünde etkili bildirim mekanizması kurulması,

 Organizasyon yapısında, görev-yetki-sorumlulukların net ve açık belirlenmesi, görevlerin uygun şekilde dağılımı yapılması, eşgüdüm gereken işlerde kuralların konulması,

 Etkili risk yönetim sisteminin içerisinde suistimal riskinin yönetimine de yer verilerek, riske yönelik özel geniş kapsamlı bir plan oluşturulması, planın uygulanması ve periyodik olarak gözden geçirilmesi, yaşanan suistimal vakalarından ders alınarak düzeltici önlemler alınması,

 Muhasebe kayıt düzeninin eksiksiz ve disiplinli biçimde yürütülmesi, yönetim kademesine yönelik güvenilir ve yönlendirici raporlar üretilmesi,

 Etkili, etkin ve ekonomik bir kurumsal kaynak planlamasını ve iş süreçlerini içeren güvenilir ve güvenli bir bilgi işlem sistemi kurulması,

 Fiziki yerleşim düzenlerine dikkat edilmesi ve fiziki önlemlerin alınması,

 Etkin ve insancıl insan kaynakları politika ve uygulamaları (özgeçmiş bilgilerine yönelik araştırmalar, yıllık izinlerin düzenli kullandırılması, davranış kuralları, açık kapı politikası, anketler düzenlenmesi, adil performans değerleme, işveren markası çalışmaları, çalışanlara ve yakınlarına yönelik destek programları vb.),

 Kontrol süreçlerinin dayandıkları prosedürlerin titizlikle hazırlanarak yürürlüğe konulması ve veri analiz/izleme, yetkili kontrol/gözetim, bağımsız risk bazlı iç denetim, bilgi teknolojileri bazlı sürekli kontrol enstrümanlarının kullanılması,

 Alternatif kanallar içeren ve güven veren bir ihbar hattı kurulması,

 Düzenli olarak tüm yönetici, çalışan ve paydaşlara yönelik farkındalık aktiviteleri.

Kamuoyundaki imaj bakımından, suistimalle mücadelede en etkili olduklarına inanılan finansal kurumlar sektörü ve halka açık işletmeler bu haklı şöhretlerini biraz da ulusal ve uluslararası boyutta üst düzenleyici ve gözetleyici kurumların kararlarına tabi olarak faaliyet göstermelerine borçludurlar. Maalesef sözkonusu işletmelerin bir kısmında bile bu zorlayıcı düzenlemeler belli ölçüde şekli kalmakta, uygulamada etkinliğin ve etkililiğin sağlanması yönünde kontrol mekanizmalarına gereken destek verilmemekte, yönetsel takibi ihmal edilmektedir.

İşletmelerde suistimal riskiyle mücadele, kurumun tepe yönetiminden başlayarak tüm kademelerdeki çalışanları adeta sarıp sarmalamalıdır. Suistimal riski ile mücadele kapsamında işletme genelinde tespit edilecek ve giderilecek zaafiyetler, aynı zamanda işletmenin yönetişim, risk yönetimi, iç kontrol ve iç denetim sistemlerinin etkili, etkin ve ekonomik çalışmasına dolayısıyla işletmenin gelişimine katkıda bulunacaktır. Bu çerçevede temel amaç, işletmede etkili bir suistimal önleme kültürü oluşturmak olmalıdır. Bu amaç, aynı zamanda çağdaş ‘öğrenerek dönüşen şirket kültürünün’ de alt unsurudur.

Suistimalle mücadelede, Suistimal Üçgeni kuramı unsurları temelinde işletme içinde uygulanacak bazı pozitif politikalar çok büyük önem arzetmektedir. Örneğin, çalışanlara yönelik sosyal destek programlarıyla potansiyel fail üzerindeki bazı finansal baskılar hafifletilebilir ve işlenecek suçun fail tarafından vicdanen meşrulaştırılması engellenebilir. Adil bir performans değerleme, prim sistemi ve maaş sistemi faili suçu meşrulaştıramama yönünde zorlayacaktır.

Sonuç olarak belirtmek gerekir ki, suistimal üçgeninin ana unsurları olan fırsat, meşrulaştırma ve baskıların potansiyel faildeki algısal boyutu uygulanacak proaktif politikalarla yönetilebilir ve dolayısıyla suça yönelik karar süreçleri işletme lehine çevrilebilir. Böylece, işletme içerisinde oluşturulacak etkili ve etkin kontrol ortamıyla, suistimal fırsatının pek olmadığını gören potansiyel fail ‘yakalanma tehdidi duygusunu’ da en üst düzeyde hisseder.

10. SONUÇ

       Makalemizin sonuç bölümünde yapılan araştırmalarda tespit edilen bazı temel bulguları özetlersek:

 Suistimal işletmelere, kar kaybı, iş kaybı, verimlilik düşmesi, itibar zedelenmesi, moral bozucu ortam gibi olumsuz etkilerde bulunmaktadır,

 Dünyada suistimal yaşanmayan bir ülke yoktur,

 Suistimal kültüre bağlı bir olay değildir, her kültürel ortamda vardır,

 İşletme içerisinde ne kadar önlem alınırsa alınsın suistimali sıfırlamak imkansızdır,

 Suistimal Üçgeni kuramı, suistimalin önlenmesi ve tespitinde önemli araçlar sunmaktadır,

 Faillerin büyük çoğunluğu ilk defa suç işlemişlerdir,

 Her on suistimal vakasından dokuzunda iki ortak davranışsal ipucu (gelirin üzerinde yaşam tarzı, tedarikçi ve müşterilerle aşırı samimiyet) görülmüştür,

 Suistimal süreci ne kadar uzun sürerse ve fail sayısı ne kadar artarsa uğranılan zarar da artmaktadır,

 Yöneticiler büyük çoğunlukla suistimal riskinin farkındalar fakat kendi işletmelerinde suistimal riski görenlerin oranı çok düşüktür,

 Suistimal olayı yaşamış işletme yöneticilerinin suistimal öncesi ilk iki sırada uyguladıklarını saydıkları önlemler, iş  suistimallerini önleme etkileri en düşük iki önlemdir,

 Suistimalin tespitinde ve önlenmesinde en önemli üç silah: ihbar hattı, yönetim kontrolleri ve iç denetim faaliyetidir,

 Suistimalle mücadelede hem potansiyel failleri caydırmak hem de işyerinde suistimalin önlenmesi ve tespiti yönlerinden farkındalık eğitimleri büyük önem arzetmektedir.

Bilindiği üzere, günümüz iktisadi işletmelerinin gelişim ve büyüme politikalarında temel alınan çağdaş stratejik planlama yaklaşımının esası ‘rakipleri nezdinde işletme lehine rekabet avantajı’ yaratarak şirket misyon ve hedeflerinin gerçekleştirilmesidir. Biz de, bu çalışmamızda yer verdiğimiz bilgi, değerlendirme ve önerilerle, iş suistimalinden kaynaklanacak potansiyel zararların ‘riskin proaktif yönetimiyle’ işletme açısından bir ‘rekabet avantajına’ dönüşmesine katkıda bulunmayı hedeflemekteyiz.

Proaktif Yönetim modelinin uygulanması ile yaratılacak rekabet avantajı kapsamında, işletmede potansiyel suistimal zararları minimize edilerek rakiplerine karşı (ACFE’nin, suistimallerin işletmeye verdiği ortalama zararın boyutunun gelirlerin % 5’ini bulduğu öngörüsü dikkate alınırsa) öncelikle bir maliyet avantajı elde edilecektir. Bunun kadar önemli olan bir diğer katkı ise, modelin uygulanması ile ulaşılacak etkili bir şirket kültür düzeyiyle yakalanacak olan sürdürülebilir, öğrenerek dönüşen, etkin, ekonomik ve güvenilir yönetişim sistemi de çalışan performansını dolayısıyla verimliliği arttıracaktır. Ayrıca, işletme paydaşlar nezdinde itibar düzeyini istikrarlı olarak arttıracaktır.

Sonuç olarak, işletme rakiplerine karşı, riskin proaktif yönetimiyle elde edeceği maliyet avantajı ve ortaya çıkan farklılıklar ile yaratılacak değer düzeyinde rekabet avantajı sağlamış olacaktır.

KAYNAKÇA

ACCA, ISA 240 - The Auditor’s Responsibility to Consider Fraud In An Audit Of Financial Statement

ACFE, İş Suistimali ve İstismar Üzerine Uluslara Rapor-2014

Anti-Fraud Collaboration, Tools, Traits, and Techniques to Determine and Detect Financial Reporting Fraud

Cressey, Donald R. (1973) Other People's Money. Montclair : Patterson Smith

Hasanefendioğlu, Bülent (2015) İş Suistimali Rehberi. İstanbul : Dinamo

KPMG, Bir Suistimalcinin Profili-2013

KPMG, Yöneticilerin Bakış Açısı ile Türkiye’de Suistimal: riskler, etkiler ve alınması gereken dersler-2012

TDK, Güncel Türkçe Sözlük-(http://www.tdk.gov.tr)

TİDE – IIA Zorunlu Rehber/IIA Mesleki Standartlar ve Sözlüğü

Kaynak:  Bülent HASANEFENDİOĞLU*