İÇ KONTROL SİSTEMİNİN UNSURLARI

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN UNSURLARI

İç kontrol yöntemlerinin ve tekniklerinin seçiminde ve etkin bir biçimde uygulanmasında bir çok unsurlar söz konusudur. Bu unsurların değerlendirilmesi kontrol yöntem ve tekniklerini değerlendirmek için gereklidir.  Bir işletme uygun ve etkin bir kontrol sisteminin kurulması için gerekli unsurlara sahip olmadıkça iç kontrolün amaçlarına ulaşması beklenemez. Etkin bir iç kontrol sistemini oluşturan unsurlar şöyle sınıflandırılabilir.

1- KONTROL ÇEVRESİ (ORTAMI)
Etkin bir iç kontrol sisteminin kurulabilmesi için uygun bir ortamın sağlanması gerekmektedir. Bu ortam ise bir işlem grubuna özgü politika , usul ve yöntemlerin etkinliğini belirlemede, artırmada veya azaltmada etkili olan tüm faktörlerdir. İç kontrol ortamını etkileyen çeşitli faktörler aşağıda sıralanmıştır.

1.1. Yönetim felsefesi: Yönetim iç kontrol sisteminin gerekliliğine inancının tam olması ve  işletme çalışanlarına kontrolün gerekliliği bilincini yerleştirmede önderlik etmeli ve çalışanların kontrol usul ve esaslarına tam olarak uymalarını sağlamalıdır.

1.2. Örgütsel yapı: Örgütsel yapının iyi bir örgüt yapısına sahip olması bunun içinde satın alma, satış , imalat, muhasebe, teslim alma ve iç denetim gibi fonksiyonların bağımsız bölümlerce yerine getirilmesi gerekir. Yetki ve sorumluluklar açıkça tanımlanmalı örgüt şeması ve yönetmeliğinde belirtilmelidir.

1.3. Personel durumu: Çalışanların yeterli mesleki bilgiye ve dürüstlüğü sahip olması iç kontrol sistemi için çok önemlidir. Gerekli niteliklere sahip, görevini özenle yürüten, işletme amaçlarına hizmet eden ve kurallara uyan bir personel yapısı  etkin bir iç kontrol sisteminin varlığında büyük öneme sahiptir.

1.4. Bütçe sistemi: Bütçeler planlama, kontrol, koordinasyon, motivasyon fonksiyonlarının yürütülmesine ve başarı ölçmeye yardımcı olur. Kontrolün amacı, yöneticilerin arzuladığı sonuçların işletme tarafından gerçekleştirilip, gerçekleştirilemeyeceğinin saptanmasıdır.

1.5. İşletme politikaları ve uygulamaları: İyi bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasında işletme uygulama ve politikaları büyük önem taşır. İç kontrol sistemi ne kadar iyi planlanırsa planlansın sistemin yönetimi yine de kişilere bağlıdır.  Bu nedenle sistemi yürütecek kişileri ilgilendiren uygun politikaların  belirlenmiş olması gerekir. İşletme politikası ve uygulamalarına örnek olarak çalışanların üçüncü  kişilere verebilecekleri zararlara karşı yaptırılan mali sorumluluk sigortası, kasa tazminatı ödenmesi, personel  ve sicil yönetmeliği, disiplin yönetmeliği gibi politika ve uygulamalar sayılabilir.

1.6. İç denetim: İşletme yönetimine yardımcı olmak amacıyla , muhasebe, mali ve diğer faaliyetlerini incelemek için yapılan bağımsız bir inceleme  ve değerleme  işlemidir. Diğer türdeki kontrollerin etkinliğini ölçen ve değerlendiren bir yönetim kontrolüdür.

2- MUHASEBE SİSTEMİ 
Bir işletmenin faaliyetlerine ve finansal durumuna ilişkin hesap vermek yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla işlemleri belirleme, belgelere ve muhasebe defterlerine kaydetme ve raporlama ile ilgili usul ve yöntemlerden oluşur.

1- Gerçek işlemlerin kaydedilmesi
2- Tüm işlemlerin kaydedilmesi
3- İşlemlerin uygun şekilde sınıflandırılması
4- İşlemlerin uygun şekilde değerlendirilmesi
5- İşlemlerin zamanında kaydedilmesi

3- KONTROL YÖNTEMLERİ:
İşletme amaçlarına ulaşmayı sağlamak için yönetimin işletme kontrol çevresine eklediği usul ve yöntemlerdir.

1- İşlemlerin yönetimin devrettiği yetkilere uygun olarak yapılaması
2- Yeterli düzeyde işbölümü yapılması
3- Varlıkların kullanılması ve kayıtlara erişim yetkisinin sınırlandırılması
4- Sorumluluk kayıtlarının mevcut varlıklarla karşılaştırılması